Was technisch klappt, ist aus Lizenzsicht nicht immer korrekt: Dies gilt auch für die Lizenzierung von Microsoft Online Services im Rahmen von Microsoft 365. Stolperfallen lauern insbesondere bei Diensten beispielsweise aus der Defender-Familie sowie Entra ID, die standardmäßig Tenant-weit bereitgestellt werden.
Mit dem Wechsel in die Microsoft 365 Cloud wird die Lizenzierung in vielen Punkten einfacher, wenn man beispielsweise an die Server- und Zugriffslizenzen in der On-Premises-Welt denkt, die durch Benutzerlizenzen für Online-Dienste abgelöst werden. Aber auch bei den Microsoft 365 Online-Services lauern Fehllizenzierungen, wenn die IT-Verantwortlichen sich zu wenig mit den offiziellen Empfehlungen des Herstellers auseinandersetzen oder bei der technischen Implementierung die Lizenzbestimmungen nicht konsequent berücksichtigt und umgesetzt werden.
Mandantenweite Dienste erfordern entsprechende Lizenzierung – oder Deaktivierung
Die sogenannten mandantenweiten Dienste oder Tenant-Level Services (TLS) werden einmalig pro Tenant aktiviert und stehen anschließend für alle Benutzer im Tenant bereit, zumindest potenziell. Im Fall einer Mischlizenzierung kann dies dazu führen, dass möglicherweise nur ein Teil der Benutzer, die von den Diensten profitieren, lizenzseitig dazu berechtigt sind. Nutzen auch die unlizenzierten – und damit nicht berechtigten – Benutzer diese Dienste, kann das letztlich einen Verstoß gegen die Microsoft Bedingungen bedeuten und entsprechende Konsequenzen für die Organisation nach sich ziehen.
In den Microsoft Produktbestimmungen für Online-Dienste, im Abschnitt "Universelle Lizenzbestimmungen", formuliert Microsoft zu dieser Konstellation sehr eindeutig:
Der Kunde muss die entsprechenden Abonnementlizenzen, die für die Nutzung der einzelnen Onlinedienste erforderlich sind, erwerben und zuweisen. Eine Nutzung, die die dokumentierten Berechtigungen und/oder Nutzungsbeschränkungen des Onlinedienstes überschreitet, erfordert den zusätzlichen Erwerb von Lizenzen, um die Überschreitung abzudecken.
Mehr zu den Microsoft Produktbestimmungen für Online-Dienste auf der Microsoft Website
Wichtig zu wissen: Bei einigen mandantenweiten Diensten kann die Nutzung nach der Aktivierung auf einzelne Benutzer beschränkt werden, dies muss allerdings in der Regel manuell vorgenommen und sinnvollerweise für den Fall eines Audits dokumentiert werden. Diese Beschränkung eines Dienstes auf ausgewählte – lizenzierte – Nutzer ist allerdings nicht in allen Fällen möglich.
Mandantenweite Dienste – eine Auswahl
Eine zentrale Übersicht der mandatenweiten Dienste stellt Microsoft nicht zur Verfügung, daher nennen wir an dieser Stelle nur eine beispielhafte Auswahl von bekannten und verbreiteten Diensten:
- Microsoft Entra ID Protection
- Microsoft Entra ID Governance
- Microsoft Entra Conditional Access
- Microsoft Entra Privileged Identity Management (PIM)
- Microsoft Defender for Business
- Microsoft Defender for Cloud Apps
- Microsoft Defender for Identity
- Microsoft Defender for Office 365 Plan 1 und 2
- Microsoft Priva
- Microsoft Purview eDiscovery / Premium
- Microsoft Purview Data Loss Prevention (DLP)
Informationen zu diesen und weiteren ausgewählten Online-Diensten finden Sie auf der Microsoft Website:
Microsoft 365-Leitfaden für Sicherheit und Compliance
Lizenzierung im Rahmen einer Suite oder separat – zum Beispiel Microsoft 365 Business Premium
Microsoft bündelt Apps und Online-Dienste in sogenannten Subscription License Suites, die in der Regel Preisvorteile gegenüber der Lizenzierung der einzelnen Bestandteile bieten. Beispiele dafür sind Office 365 E5, Microsoft 365 E3 oder Microsoft 365 Business Premium, das sich besonders großer Beliebtheit erfreut – schließlich bietet der Lizenzplan einen besonders großen Funktionsumfang zu einem günstigen Preis. Außerdem stellt Microsoft anerkannten Nonprofit-Organisationen bis zu 10 Lizenzen dieses beliebten Plans im Rahmen einer Lizenzspende kostenfrei zur Verfügung.
Microsoft 365 Business Premium beinhaltet u.a. Defender for Business und Entra ID P1 inklusive Conditional Access. Das erlaubt allen Anwendern, die mit dieser Lizenz ausgestattet sind, die Nutzung der entsprechenden Tenant-weiten Dienste. Sind weitere interne Benutzer mit einer weniger umfangreichen Lizenz versehen, die diese Dienste nicht umfasst – zum Beispiel Microsoft Business Basic oder Standard – benötigen diese Anwender zusätzlich entsprechende Add-on-Lizenzen, sofern sie von den Funktionen der Tenant-weiten Services profitieren.
Lizenzberatung und Software Asset Management (SAM) mit Logiway
Wir stehen Ihnen gern zur Seite, wenn es um die korrekte und strategisch sinnvolle Lizenzierung der von Ihnen eingesetzten Software und Online-Dienste geht – mit maßgeschneiderter Beratung, Schulungen und Services für jeden Bedarf. Bitte sprechen Sie uns an!
Gern prüfen wir gemeinsam mit Ihnen Ihren aktuellen Microsoft-Lizenzierungsstand und informieren Sie, wie Sie diesen gegebenenfalls möglichst kosteneffektiv und klug ergänzen – selbstverständlich auch über das Thema Tenant-weite Dienste hinaus.
